Receita Federal alerta para novas multas por atraso no PGDAS-D e DEFIS

A partir de 1º de janeiro de 2026, entram em vigor novas regras de multa por atraso na entrega do PGDAS-D e da DEFIS. A Receita Federal alerta prestadores de serviços optantes pelo Simples Nacional sobre o impacto financeiro imediato dessas alterações. Declarações entregues fora do prazo, mesmo referentes a períodos anteriores, sofrerão penalidades mais rigorosas e cálculo atualizado.

Para evitar surpresas e garantir a conformidade fiscal, é fundamental entender os novos prazos e critérios de multa. Confira a seguir as principais mudanças e saiba como consultar pendências no Portal e-CAC e no Portal do Simples Nacional.

Risco de multas mais altas a partir de 1º de janeiro de 2026

Com a vigência das novas regras em 1º de janeiro de 2026, o acréscimo de valores por atraso passa a ser calculado a partir do dia seguinte ao vencimento, eliminando a tolerância de meses adicionais. Isso significa que a multa mínima de 0,33% ao dia poderá impactar diretamente o fluxo de caixa das empresas de serviços logo nos primeiros dias após o prazo.

Declarações entregues fora do prazo, mesmo referentes a exercícios anteriores, sofrerão penalidades rigorosas e somatórias. Para ter uma ideia do impacto:

• Nova cobrança diária: 0,33% sobre o valor do tributo devido, limitada a 20% do total;
• Prazo de entrega: até o dia 20 do mês seguinte, sem prorrogações;
• Multas cumulativas em cada declaração mensal ou anual omitida.

Sem a entrega correta e tempestiva do PGDAS-D e da DEFIS, o aumento das multas pode acarretar gastos significativos e comprometer o capital de giro da sua empresa.

Principais mudanças no cálculo das multas do PGDAS-D

Até 2025, a multa por atraso no PGDAS-D só começava a incidir a partir do quarto mês do ano subsequente ao período apurado, o que dava uma margem extra para ajustes e retificações. Com a vigência das novas regras a partir de 1º de janeiro de 2026, essa margem desaparece: a penalidade passa a ser aplicada já no dia seguinte ao vencimento da declaração.

Além disso, o prazo máximo para entrega fica definido até o dia 20 do mês subsequente ao de competência. A alíquota diária permanece em 0,33% sobre o valor do tributo devido, com limite de 20% do montante total. Confira os principais pontos:

• Início da contagem: dia seguinte ao vencimento da declaração;
• Alíquota diária: 0,33% sobre o tributo devido, limitada a 20% do total;
• Prazo de entrega: até o dia 20 do mês subsequente, sem possibilidade de prorrogação.

Essas mudanças exigem uma rotina mais disciplinada para evitar acréscimos significativos, tornando essencial o acompanhamento mensal rigoroso das obrigações no Simples Nacional.

Novas regras para entrega e multa da DEFIS

A DEFIS, declaração anual que consolida dados socioeconômicos e fiscais da empresa, também terá prazos e multas reajustados a partir de 1º de janeiro de 2026. Fique atento aos novos parâmetros:

• Prazo de entrega: até 31 de março do ano-calendário seguinte;
• Multa por atraso: 2% ao mês-calendário ou fração, sobre o valor do tributo devido;
• Multa por informações incorretas ou omitidas: R$ 100,00 para cada grupo de 10 itens faltantes ou incorretos.

Para reduzir impactos, a penalidade por atraso pode ser reduzida em 50% se a DEFIS for apresentada espontaneamente, fora do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício. Adotar um calendário fiscal e revisar os dados com antecedência são medidas essenciais para evitar custos adicionais.

Como consultar pendências e regularizar suas declarações

Para evitar multas e manter sua contabilidade em dia, siga estes passos para consultar e regularizar pendências:

• Portal e-CAC: acesse com sua conta Gov.br ou certificado digital. No menu principal, clique em “Certidões e Situação Fiscal” e, em seguida, em “Consulta Pendências – Situação Fiscal”.
• Diagnóstico Fiscal: confira o relatório consolidado para identificar omissões de PGDAS-D e DEFIS.
• Portal do Simples Nacional: faça login e vá em “Simples Serviços” > “Cálculo e Declaração” > “PGDAS-D e DEFIS 2018”.
• PGDAS-D: no menu “Declaração Mensal”, selecione “Consultar Declarações” para listar períodos em aberto. Em “Declarar/Retificar”, envie ou corrija sua declaração.
• DEFIS: na mesma área, clique em “DEFIS” no menu lateral, verifique o status anual e utilize a opção de preenchimento para entrega ou retificação.

Revise todos os dados antes de enviar e confirme a regularização para evitar penalidades futuras.

Dicas práticas para manter a conformidade fiscal

Manter a disciplina no acompanhamento de prazos e obrigações é o primeiro passo para evitar multas e surpresas. Adotar rotinas organizadas facilita o envio correto e pontual do PGDAS-D e da DEFIS.

• Planeje com antecedência: crie um calendário fiscal mensal com todas as datas de entrega e lembretes automáticos em aplicativos de agenda.
• Monte um check-list padrão: inclua etapas como cálculo de tributos, conferência de notas fiscais e revisão de informações antes do envio.
• Estabeleça revisões periódicas: reserve um dia fixo do mês para revisar pendências do PGDAS-D e, trimestralmente, verifique o status da DEFIS.
• Centralize documentos: mantenha arquivos digitais organizados em pastas com nomes padronizados e datas, facilitando consultas e correções.
• Use alertas compartilhados: envolva sua equipe ou contador em ferramentas colaborativas para garantir que todos acompanhem os mesmos prazos.

Adotar essas práticas simples ajuda a criar uma rotina fiscal eficiente e reduz significativamente o risco de penalidades.

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Gerenciar as obrigações do Simples Nacional exige atenção a prazos, cálculos e atualizações na legislação. A GGV Assessoria atua como parceira dos prestadores de serviços, oferecendo soluções integradas para que a rotina contábil seja mais ágil e segura.

Dentre as principais frentes de apoio, destacam-se:

• Monitoramento contínuo de prazos e envio de alertas automáticos;
• Elaboração, revisão e transmissão de PGDAS-D e DEFIS;
• Conciliação mensal de tributos e conferência de documentos fiscais;
• Relatórios personalizados sobre o desempenho fiscal do seu negócio;
• Suporte técnico para esclarecer dúvidas e orientar em mudanças de legislação.

Com conhecimento aprofundado no regime do Simples Nacional e uso de ferramentas digitais, a GGV Assessoria permite que você concentre esforços no crescimento do seu serviço, com a tranquilidade de ter obrigações fiscais sempre em dia.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site GOV.BR. Para ter acesso à matéria original, acesse Receita Federal orienta contribuintes sobre a entrega do PGDAS-D e da Defis antes da entrada em vigor das novas regras de multa por atraso